Mekanisme Pungumpulan, Pengklasifikasian, Pendokumentasianm dan Pelayanan Informasi

A. Pengumpulan Informasi

Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap PPID Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur dalam kegiatan pengumpulan informasi adalah :

  1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja.
  2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing Satuan Kerja  .
  3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis.
  4. Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di Satuan Kerjanya, sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja bersangkutan.
  5. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut :
    a. Mengenali tugas pokok dan fungsi Satuan Kerjanya;
    b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerjanya;
    c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;
    d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.
  6. Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi
    Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada disetiap SKPD di lingkungan SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur, divisualkan dalam bagan sebagai berikut :

Penjelasan bagan :

Alur informasi sebagaimana digambarkan dalam bagan tersebut diatas, menunjukkan bahwa :

  1. Setiap informasi di unit kerja di Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur merupakan tanggung jawab KepalaBiro Administrasi Pembangunan Jawa Timur.
  2. Setiap informasi yang dikelola unit kerja di Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timurmerupakan satu kesatuan informasi dari masing-masing satuan kerja dibawahnya.
  3. Setiap informasi publik di unit kerja di Biro Administrasi Pembangunan di sampaikan ke PPID Biro Administrasi Pembangunan melalui Pusat Data Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur.
  4. Setiap informasi yang diterima oleh Pusat Data diolah dan disediakan untuk kepentingan pelayan informasi yang dilakukan oleh PPID.

B. Pengklasifikasian Informasi

 

  1. Pengklasifikasian informasi dilakukan berdasarkan Undang-Undang No. 14 Tentang Keterbukaan Informasi dan Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tentang Standar Layanan Informasi.
  2. Usulan klasifikasi akses informasi diajukan oleh PPID Biro Administrasi Pembangunan.
  3. Penetapan Klasifikasi informasi dilakukan melalui rapat pimpinan.
  4. Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok, yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan.

Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja, meliputi :

a.        Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara terdiri atas :

  • Informasi tentang profil SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur, yang meliputi informasi tentang kedudukan atau domisili beserta alamat lengkap, ruang lingkup kegiatan, maksud dan tujuan, tugas dan fungsi serta unit-unit dibawahnya, struktur organisasi dan gambaran umum tiap satuan kerja.
  • Ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkungan SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur
  • Informasi tentang penerimaan calon pegawai dan/atau pejabat SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur;
  • Informasi tentang laporan keuangan yang meliputi rencana dan laporan realisasi anggaran, neraca dan daftar aset dan investasi.
  • Ringkasan tentang peraturan, keputusan, dan/atau kebijakan yang mengikat dan/atau berdampak bagi publik yang dikeluarkan oleh SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur
  • Informasi tentang hak dan tata cara memperoleh Informasi Publik, serta tata cara enpgajuan keberatan serta proses penyelesaian sengketa Informasi Publik berikut pihak-pihak yang bertanggungjawab yang dapat dihubungi;
  • Informasi tentang tata cara pengaduan penyalahgunaan wewenang atau pelanggaran yang dilakukan baik oleh pejabat SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur maupun pihak yang mendapatkan izin atau perjanjian kerja dari SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur;
  • Informasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan perundang-undangan terkait;
  • Informasi tentang prosedur peringatan dini dan prosedur evakuasi keadaan darurat di setiap kantor SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur.

b.    Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta merta adalah suatu informasi yang dapat
mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum antara lain :

  • Informasi tentang bencana alam seperti kekeringan, kebakaran hutan karena faktor alam, hama penyakit tanaman, epidemik, wabah, kejadian luar biasa, kejadian antariksa atau benda-benda angkasa;
  • Informasi tentang keadaan bencana non-alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri, ledakan nuklir, pencemaran lingkungan dan kegiatan keantariksaan;
  • Bencana sosial seperti kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat dan teror;
  • Informasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular;
  • Informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat; atau
  • Informasi tentang rencana gangguan terhadap utilitas publik.

c.    Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat yang sekurang-kurangnya terdiri atas :

  • Daftar Informasi Publik yang berada di bawah penguasaan SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur; tidak termasuk informasi yang dikecualikan.
  • Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau atau kebijakan SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur dan latar belakang pertimbangannya;
  • Surat-surat perjanjian Pemerintah SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur dengan pihak ketiga berikut dokumen pendukungnya;
  • Surat menyurat pimpinan atau pejabat SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya;
  • Syarat-syarat perizinan, izin yang diterbitkan dan/atau dikeluarkan SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur berikut dokumen pendukungnya, dan laporan penaatan izin yang diberikan;
  • Data perbendaharaan atau inventaris SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur;
  • Rencana strategis dan rencana kerja SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur;
  • Informasi mengenai kegiatan pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan, sarana dan prasarana layanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang menangani layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya, anggaran layanan Informasi Publik serta laporan penggunaannya;
  • Daftar serta hasil-hasil penelitian yang dilakukan;
  • Informasi Publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik

d.    Informasi Yang Dikecualikan
Informasi Publik dikecualikan secara limitatif berdasarkan pada Pasal 17 Undang-Undang
Keterbukaan Informasi Publik, yaitu apabila dibuka dapat :

  • Menghambat proses penegakan hukum;
  • Mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
  • Membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
  • Mengungkapkan kekayaan alam;
  • Merugikan ketahanan ekonomi nasional;
  • Merugikan kepentingan hubungan luar negeri;
  • Mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;
  • Mengungkap rahasia pribadi seseorang;
  • Memorandum atau surat-surat antar SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur atau intra SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur yang menurut sifatnya dirahasiakan, kecuali atas putusan Komisi Informasi atau pengadilan.
  • Informasi Publik yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang.

C. Pendokumentasian Infomasi

Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh SKPD di Iingkungan SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur guna membantu PPID dalam melayani permohonan informasi. Pendokumentasian informasi dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dan peraturan di bidang tata persuratan yang berlaku di lingkungan SKPD Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur.

Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi :

  1. Deskripsi Informasi :
    Setiap SKPD membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi.
  2. Verifikasi Informasi :
    Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya.
  3. Otentikasi Informasi :
    Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan Kerja.
  4. Kodefikasi Informasi :
    a. Untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan kodefikasi.
    b. Metode pengkodean ditentukan oleh masing-masing Satuan Kerja.
  5. Penataan dan Penyimpanan Informasi.

D. Pelayanan Informasi
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, PPID Biro Administrasi Pembangunan melalui desk layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui media cetak dan elektronik.

1. Mekanisme Pelayanan Informasi 

 A. Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat, dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut :

  • Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permohonan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon dan pengguna informasi. Untuk pemohon informasi yang berstatus badan hukum, wajib melampirkan akta notaris dan surat keterangan terdaftar pada pada lembaga Negara sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
  • Petugas mencatat nomor registrasi permohonan dan memberikan tanda bukti penerimaan permohonan informasi publik kepada pemohon informasi publik.
  • Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permohonan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik.
  • Petugas memenuhi permohonan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Apabila informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID Biro Administrasi Pembangunan menyampaikan alasan sesuaidengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
  • Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik.
  • Pemohon/pengguna informasi diwajibkan menandatangani surat pernyataan untuk tidak menyalahgunakan dokumen informasi yang diterima.

B. Untuk pemohon/pengguna informasi diwajibkan untuk mengambil sendiri informasi yang diminta. Layanan informasi melalui media baik online maupun cetak, yaitu informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur, Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur dan media cetak yang tersedia :

  • Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permohonan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon dan pengguna informasi. Untuk pemohon informasi yang berstatus badan hukum, wajib melampirkan akta notaris dan surat keterangan terdaftar pada pada lembaga Negara sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
  • Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permohonan informasi publik kepada pemohon informasi publik.
  • Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permohonan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik.
  • Petugas memenuhi permohonan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Apabila informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuaidengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
  • Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik.

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, PPID Biro Administrasi Pembangunan melalui desk layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui media cetak dan elektronik.

2. Jangka Waktu Penyelesaian

  • Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Jika dalam jangka waktu 2 (dua) hari pemohon tidak melengkapi persyaratan yang telah ditentukan, maka permohonan informasi dianggap batal.
  • Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID Biro Administrasi Pembangunan Jawa Timur. PPID Biro Administrasi Pembangunan wajib menanggapi permohonan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permohonan informasi diterima, permohonan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak.
  • Jika PPID Biro Administrasi Pembangunan membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-Iambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan.
  • Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permohonan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.

E. Penyelesaian Sengketa Informasi

Mekanisme Penyelesaian Sengketa Informasi :

  1. PPID Biro Administrasi Pembangunan yang akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dengan prosedur sebagai berikut :
    a. PPID Biro Administrasi Pembangunan mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna
    informasi yang akan ditolak;
    b. PPID Biro Administrasi Pembangunan mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan Satuan
    Kerja Biro Administrasi Pembangunan yang terkait paling lambat 3 hari kerja setelah surat
    permohonan diterima PPID;
    c. Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh
    seluruh peserta rapat;
    d. Hasil keputusan rapat didokumentasikan dengan cermat.
  2. Kepala Biro Administrasi Pembangunan selaku Atasan PPIDBiro Administrasi Pembangunan dibantu oleh PPID Biro Administrasi Pembangunan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohon informasi publik secara tertulis :
    a. PPID Biro Administrasi Pembangunan mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan
    pemohon dan/atau pengguna informasi;
    b. Kepala Biro Administrasi Pembangunan selaku Atasan PPID dibantu oleh PPID Biro Administrasi
    Pembangunan mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan Satuan Kerja yang terkait
    paling lambat 3 hari kerja setelah keberatan diterima PPID Biro Administrasi Pembangunan
    Jawa Timur;
    c. Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh
    seluruh peserta rapat;
    d. Hasil keputusan rapat didokumentasikan dengan cermat.
  3. Penyelesaian sengketa informasi
    a. Bagian Penyelesaian Sengketa PPID Biro Administrasi Pembangunan menyiapkan bahan-bahan
    terkait sengketa informasi;
    b. PPID Biro Administrasi Pembangunan yang dibantu oleh Bagian Penyelesaian Sengketa bersama
    dengan PPID Provinsi Jawa Timur menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan
    kepada Atasan PPID Biro Administrasi Pembangunan dan Atasan PPID Provinsi Jawa Timur;
    c. Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi , PTUN, dan MA, maka PPID Biro
    Administrasi Pembangunan yang diwakili oleh Bagian Penyelesaian Sengketa sebagai
    pelaksana bersama dengan PPID Provinsi Jawa Timur dan/atau tim pelaksana yang ditunjuk
    oleh PPID Provinsi Jawa Timur melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa
    informasi.